план продаж в битрикс24: как настроить и следить за выполнением

зачем план продаж в CRM, а не в экселе

Эксель-план не видит реальных сделок — его нужно обновлять руками, сверяя с CRM раз в неделю или реже, и к моменту сверки данные уже устарели. План внутри Битрикс24 считается автоматически по факту закрытых сделок и виден каждому участнику в реальном времени — менеджеру, РОПу и руководителю компании одновременно, без пересылки файлов.

Второе отличие важнее первого: план в CRM можно разбить не только по сумме, но и по этапам воронки — сколько лидов нужно на входе, сколько квалифицированных, сколько выставленных счетов, чтобы в итоге получить нужную сумму закрытых сделок. Эксель такую связку почти никогда не считает автоматически.

Третье — история. План в CRM автоматически сохраняет факт по каждому прошедшему периоду, и через полгода можно посмотреть динамику выполнения без раскопок в старых файлах, которые обычно теряются или переписываются поверх предыдущей версии.

как декомпозировать план на месяц, неделю и менеджера

Начинаю с годовой цели, которую задаёт собственник или руководитель отдела продаж, — например 12 млн рублей выручки за год. Делю на 12 месяцев с поправкой на сезонность (в моей практике декабрь и январь у большинства B2B обычно на 20–30% слабее среднего, это нужно закладывать сразу, а не удивляться в январе).

Месячный план делю на недели не поровну, а с учётом длины цикла сделки — если средний цикл 20 дней, то выручка четвёртой недели месяца формируется в основном из сделок, начатых в конце предыдущего. Дальше план по менеджеру: не поровну на всех, а пропорционально их среднему чеку и текущей загрузке — новичок в первый месяц не должен получать план на уровне опытного менеджера, иначе он демотивирован с первого дня.

Для новичка обычно ставлю план на уровне 40–50% от среднего по отделу в первый месяц, 70% во второй, полный план — только с третьего месяца, когда он уже прошёл цикл сделки хотя бы один раз от начала до конца. Такая градация не занижает общий план отдела, если заранее заложить её в декомпозицию — недостающую часть распределяют опытные менеджеры пропорционально своей текущей загрузке.

где в битрикс24 заводится план

План продаж настраивается в разделе CRM-аналитики — там задаётся плановая сумма по направлению, по менеджеру и по периоду (месяц, квартал). Плановые показатели сравниваются с фактом закрытых сделок автоматически, без ручного ввода факта — Битрикс24 сам считает сумму сделок, закрытых как успешные, за выбранный период.

Отдельно можно завести план не только по сумме, а по количеству сделок или по конкретному этапу воронки — это удобно, когда цель не «закрыть на 2 млн», а «довести 40 сделок до этапа "выставлен счёт"», что актуально для длинных циклов продаж, где закрытие происходит уже в следующем периоде.

Плановые показатели по менеджерам заводятся отдельными строками — это важно, потому что общий план отдела и сумма личных планов менеджеров не всегда совпадают: часть выручки может идти от партнёрских сделок или от РОПа лично, и её удобнее учитывать отдельной строкой, а не размазывать по всем менеджерам поровну.

автоматический контроль выполнения

Голый план без напоминаний работает так же плохо, как эксель, — руководитель должен сам зайти и посмотреть. Настраиваю два уровня контроля. Первый — дашборд с текущим % выполнения плана, обновляется в реальном времени, доступен и менеджеру, и РОПу с одного экрана.

Второй — автоматическое уведомление при отклонении: если на середину месяца выполнено меньше 40% плана (при линейном темпе должно быть около 50%), робот отправляет уведомление РОПу и менеджеру с указанием отставания в процентах и в рублях. Это не наказание, а сигнал скорректировать активность заранее, а не разбираться постфактум 30 числа.

что делать, если план не выполняется

Первым делом смотрю не на итоговую сумму, а на воронку по этапам — если лидов на входе достаточно, а сделок в работе мало, проблема на этапе квалификации или первого контакта, а не в закрытии. Если в работе сделок много, а закрытий мало — проблема на последнем этапе (аргументация цены, работа с возражениями), и это уже вопрос к скриптам менеджеров, а не к количеству лидов.

Смотрю также на равномерность — если один менеджер выполняет план на 130%, а другой на 45% при одинаковых условиях, дело не в рынке, а в конкретном человеке или в том, как ему распределяются лиды. Правило автоматического распределения заявок здесь снимает часть подозрений — я разбирал его в статье про автоназначение ответственного.

типичные ошибки в постановке планов

План «от достигнутого плюс 20%» без разбора структуры воронки — если рост не подкреплён увеличением количества лидов или конверсии, план изначально нереалистичен и демотивирует команду уже в середине месяца, когда все видят, что не дотягивают.

План только по итоговой сумме без промежуточных точек контроля — тогда отставание видно только в конце периода, когда исправить уже почти ничего нельзя. План без учёта отпусков и больничных в команде — если из пяти менеджеров двое в отпуске половину месяца, общий план должен быть скорректирован пропорционально, а не просто поделён поровну на пятерых.

План, придуманный без участия отдела продаж, — когда цифру спускают сверху без объяснения, откуда она взялась, менеджеры воспринимают её как произвольную и не чувствуют ответственности за результат. Декомпозицию стоит хотя бы раз показать команде: сколько лидов, сколько звонков, сколько встреч нужно для этой цифры — тогда план превращается из абстрактного требования в понятную последовательность действий.

пример из практики

У клиента из B2B-сегмента план ставился в экселе и обновлялся раз в неделю вручную РОПом — на это уходило по 2–3 часа еженедельно, а отклонение обнаруживалось обычно к 20 числу месяца, когда исправить уже было почти нечего. После переноса плана в CRM-аналитику Битрикс24 с дашбордом и автоуведомлением при отставании больше 15% от линейного темпа — выполнение плана за первые три месяца выросло с 68% до 89% в среднем по отделу.

Дело было не в том, что менеджеры стали работать больше, а в том, что отставание стало видно на 5–7 день месяца вместо 20-го — у команды оставалось время его наверстать, а не просто зафиксировать факт срыва.

Отдельно РОП перестал тратить 2–3 часа в неделю на сведение эксель-таблицы вручную — это время он теперь тратит на разбор конкретных отстающих сделок с менеджерами, что даёт больше пользы, чем сам факт подсчёта процентов. Спустя полгода команда сама начала запрашивать декомпозицию плана на следующий период заранее, а не ждать, пока цифру спустят сверху без объяснений.

связь плана с kpi менеджеров

План продаж отдела и личный KPI менеджера — разные, но связанные вещи. План — это цель по сумме или количеству сделок, KPI — набор показателей, за которые менеджер получает премию (может включать не только сумму сделок, но и скорость первого ответа, конверсию по этапам, количество звонков). Подробно про настройку KPI я писал в статье про KPI менеджеров в Битрикс24.

Если план выполняется, но общая аналитика продаж выглядит нестабильно — стоит взглянуть на сквозную картину от рекламы до денег, это разбирал в материале про сквозную аналитику в Битрикс24. А сами отчёты по воронке и конверсии — в статье про аналитику продаж и отчёты.

план как инструмент мотивации, а не только контроля

План, который команда видит только как повод для выговора, работает хуже, чем план, который показывает прогресс наглядно. Дашборд с текущим % выполнения плана, доступный самому менеджеру в реальном времени, — это уже элемент мотивации: человек видит, сколько осталось до цели, а не узнаёт результат постфактум от руководителя.

На части проектов добавляю к дашборду простую визуализацию — полоску прогресса по каждому менеджеру, видимую всей команде. Здоровая конкуренция внутри отдела продаж, когда цифры прозрачны для всех, обычно работает сильнее, чем закрытые индивидуальные отчёты, которые видит только РОП.

частые вопросы