Антон Дегтярёвбитрикс24 «диск»: сколько места нужно и как экономить
На бесплатном тарифе диск на всю компанию — 5 ГБ, на Стандартном — 100 ГБ, на Профессиональном — 1 ТБ. Но упираются в лимит одинаково часто на всех трёх, потому что забивают диск одним и тем же — записями звонков и дублями файлов в чатах, а не договорами, как думает большинство. Показываю, что реально ест место и как почистить его, не удаляя нужное.
сколько гигабайт реально дают тарифы
На бесплатном тарифе диск общий на всю компанию — 5 ГБ, я разбирал это подробно в статье про бесплатный тариф Битрикс24. Базовый добавляет 10 ГБ, Стандартный — уже 100 ГБ, Профессиональный — 1 ТБ. Разница между соседними тарифами не в 2 раза, а в 10, поэтому переход с Базового на Стандартный обычно снимает вопрос диска на год-два вперёд, даже если компания вообще не думала о хранилище.
На аудитах вижу закономерность: место заканчивается не у тех, у кого много сотрудников, а у тех, кто активно звонит и переписывается с клиентами. Отдел продаж из 5 человек с интенсивным обзвоном забивает диск быстрее, чем бэк-офис на 30 человек без телефонии.
Через раздел «Мой тариф» видно текущее заполнение в процентах и гигабайтах, но это агрегированная цифра — она не покажет, что конкретно занимает место. Для этого нужен отдельный шаг, и о нём — дальше.
что реально съедает место — и это не документы
Ожидание клиента обычно такое: диск забивают договоры и коммерческие предложения. По факту на моих проектах на первом месте — записи звонков. Один звонок на 10 минут — это 5–8 МБ, при 20 звонках в день отдел продаж из 3–4 человек генерирует 400–600 МБ записей в сутки, то есть 12–18 ГБ в месяц только на телефонию.
На втором месте — файлы из чатов и открытых линий. Клиент присылает скан паспорта, фото объекта, скрин переписки — файл попадает на диск автоматически, часто без сжатия. При активной работе с открытыми линиями (WhatsApp, Telegram) объём входящих медиафайлов может в разы превышать объём исходящих документов самой компании.
Третье место — дубли. Один и тот же файл, прикреплённый к сделке, потом пересланный в чат, потом сохранённый ещё и в задаче — это три копии одного документа в трёх местах диска. У Битрикс24 нет автоматической дедупликации файлов между разделами: это чинится только дисциплиной работы — прикреплять ссылку на уже загруженный файл, а не грузить его заново.
как посмотреть, что именно занимает место
В интерфейсе есть встроенное сканирование: «Диск» → «Освободить место» запускает анализ и показывает, какие файлы можно безопасно удалить — обычно это старые версии документов, вложения из закрытых задач и файлы из архивных чатов. Обновление данных о свободном месте происходит не мгновенно, а раз в сутки, поэтому сразу после чистки цифра в «Моём тарифе» может не измениться — это нормально, не повод чистить второй раз то же самое.
Отдельно стоит проверить корзину — удалённые файлы хранятся там 30 дней и всё это время занимают место на диске. На аудитах регулярно вижу компании, где корзина съедает 15–20% от общего лимита просто потому, что про неё забыли.
Записи звонков ищутся отдельно — через «Телефония» → «Статистика звонков», там можно отфильтровать по длительности и дате, чтобы сразу найти самые тяжёлые файлы, а не листать общий список вложений.
что можно чистить без риска, а что нельзя трогать
Смело можно удалять: черновики документов старше полугода без активности, вложения из завершённых сделок старше 1–2 лет (если законодательство не требует хранить дольше — для бухгалтерских документов свои сроки), скриншоты и временные файлы из чатов, где обсуждение давно закрыто.
Нельзя трогать: записи звонков по спорным сделкам — это единственное доказательство при конфликте с клиентом, на моей практике такие записи спасали минимум в трёх спорах за последний год. Договоры и закрывающие документы обычно нужно хранить 4–5 лет по юридическим требованиям. Файлы, прикреплённые к активным сделкам в работе, тоже не трогаю до закрытия сделки.
Правило, которое даю клиентам: прежде чем чистить, выгрузите список файлов старше года через фильтр по дате в «Диске» и просмотрите его глазами ответственного сотрудника, а не полагайтесь только на автоматическую рекомендацию сканера — он не знает, что документ юридически значим.
как не давать диску забиваться заново
Первое рабочее решение — политика хранения записей звонков. В настройках телефонии можно задать автоудаление записей старше N месяцев: обычно ставлю 6–12 месяцев для рядовых продаж и дольше для сделок с высоким чеком или юридическими рисками. Это снимает основной источник роста диска без ручной чистки каждый месяц.
Второе — вынести тяжёлые файлы за периметр Битрикс24. Большие видео, архивы проектной документации, фото объектов в высоком разрешении можно хранить во внешнем хранилище и прикреплять в сделку ссылкой, а не загружать копию. Диск CRM остаётся для рабочих документов, которые реально нужны в моменте продажи.
Третье — правило «не пересылать файл, а ссылаться на него». Вместо повторной загрузки одного файла в три чата прикрепляйте ссылку на файл из «Диска» — это убирает главную причину дублей из раздела выше.
буст диска или переход на тариф выше
Если чистка и политика хранения не решают вопрос, а места стабильно не хватает — выбор между бустом и переходом на старший тариф. Разбирал детали в статье про бусты Битрикс24: если файлы растут постоянно, а не разово (проект, крупная поставка документов), выгоднее пересмотреть тариф целиком — там диск идёт в комплекте с другими лимитами, которые обычно поджимают одновременно с диском: пользователи, роботы.
Если нехватка временная — буст на дополнительный объём дешевле и включается мгновенно, без миграции и настройки заново. Как выбрать конкретный тариф под нагрузку компании — подробно разбирал в статье как выбрать тариф Битрикс24 Облако.
кейс — как медцентр освободил 40% диска без единого удаления важного
На одном из аудитов у медицинского центра на Стандартном тарифе (100 ГБ) диск был заполнен на 94%, а заказчик боялся переходить на Профессиональный из-за разницы в цене. Разбор показал: 38 ГБ — записи звонков колл-центра старше двух лет, 12 ГБ — дубли одних и тех же анкет пациентов, загруженных трижды: в карточку сделки, в диск и в общий чат.
Решение без миграции на другой тариф: настроили автоудаление записей звонков старше 12 месяцев (кроме отмеченных вручную как спорные), выгрузили архивные записи старше двух лет во внешнее хранилище перед удалением из Битрикс24, убрали дубли анкет вручную за один рабочий день. Итог — заполнение упало с 94% до 54% без потери ни одного нужного файла и без перехода на более дорогой тариф.
кто в компании должен следить за диском
На практике диск обычно ничей — за него не отвечает ни отдел продаж, ни бухгалтерия, ни ИТ, если в компании вообще есть выделенный ИТ-специалист. В итоге про лимит вспоминают только в момент, когда файл не загрузился при живом клиенте на линии, и это худший момент для разбирательств.
Рабочая схема, которую внедряю на сопровождении: раз в месяц ответственный (обычно РОП или админ портала) смотрит процент заполнения в «Моём тарифе» и при превышении 70% сразу разбирает причину, а не ждёт 95%. Простое правило «70% — сигнал, 90% — тревога» снимает панику и позволяет решить вопрос бустом или чисткой заранее, а не в моменте отказа клиенту.
Второй элемент схемы — фиксированный срок хранения записей звонков в настройках телефонии, о котором писал выше: если правило настроено один раз, ответственному не нужно чистить диск руками каждый месяц, система делает это сама. На регулярном сопровождении Битрикс24 такие настройки я обычно проверяю на первом же ежемесячном визите, а не жду, пока клиент сам заметит переполнение.