Антон Дегтярёвcrm для тендеров — смарт-процесс на 8 стадий в битрикс24
На аудите тендерного отдела у одного клиента из 40 заявок за квартал 11 отклонили не по цене — а по формальным причинам: просрочен срок подачи протокола разногласий или не загружен нужный документ. Обычная воронка сделок такие риски не ловит. Показываю смарт-процесс на 8 стадий, который эту дыру закрывает.
почему обычная воронка сделок не подходит для тендеров
Стандартная воронка «Лид → Сделка → Оплата» построена под логику прямых переговоров: чем дальше сделка по стадиям, тем выше шанс на оплату, и решение о переходе на следующую стадию принимает менеджер компании. В тендерах всё наоборот.
После подачи заявки решение принимает не ваш менеджер, а заказчик и комиссия — часто через недели, иногда через месяц. Обычная воронка не умеет держать сделку в состоянии «ожидание результата» с чёткими сроками и напоминаниями, потому что не рассчитана на внешний, не зависящий от вас триггер перехода.
Ещё нет полей под специфику лота: начальная максимальная цена контракта (НМЦК), сумма обеспечения заявки, площадка размещения, дата подачи протокола разногласий. Всё это либо заводят в текстовые комментарии (и теряют), либо не заводят вовсе.
смарт-процесс на 8 стадий
Под тендерный отдел настраиваю отдельный смарт-процесс, а не донастраиваю обычную CRM-воронку. Восемь стадий:
1. Мониторинг — тендер найден, но решение об участии не принято.
2. Оценка — считаем НМЦК, обеспечение, сроки, целесообразность участия.
3. Подготовка заявки — сбор документов, расчёт цены.
4. Подана заявка — зафиксирована дата и сумма обеспечения.
5. Рассмотрение — ожидание решения комиссии, с контрольным сроком.
6. Протокол — публикация протокола, при необходимости — протокол разногласий со своим сроком.
7. Победа — контракт заключён, передача в исполнение.
8. Поражение — обязательное поле «причина» (цена, документы, демпинг конкурента, отмена тендера).
Стадия 8 — «поражение» — самая недооценённая. Без структурированной причины отдел через полгода не может ответить, из-за чего теряет тендеры чаще всего: из-за цены или из-за формальностей. С полем причины это видно в одном отчёте.
обязательные поля карточки лота
В карточке смарт-процесса завожу минимум пять полей, без которых работа с тендером превращается в гадание:
НМЦК — начальная максимальная цена контракта, отправная точка для решения об участии. Сумма и срок обеспечения заявки — деньги, которые компания замораживает на время рассмотрения. Площадка — где размещён тендер (у каждой свои правила подачи и сроки). Срок подачи протокола разногласий — отдельное поле с датой, а не строчка в комментарии. Цена ближайшего конкурента — если её удаётся узнать по итогам вскрытия заявок.
Без истории по ставкам конкурентов отдел продолжает участвовать в тендерах, где шансов на самом деле нет — просто потому, что раньше никто не сводил эти цифры в одном месте.
автоматизация через роботов
Ручной контроль сроков в тендерах не работает — слишком много параллельных лотов на разных стадиях с разными дедлайнами. Настраиваю роботов на трёх ключевых точках.
Робот-напоминание за 2 дня до срока подачи протокола разногласий — ставит задачу ответственному и уведомляет руководителя, если задача не взята в работу в течение суток. Это конкретно тот сценарий, который на упомянутом выше аудите закрыл почти все формальные отказы: после внедрения такого робота число отклонений по срокам упало практически до нуля за следующий квартал.
Робот эскалации при риске просрочки — если до дедлайна остаётся меньше суток, а стадия не сдвинулась, уведомление уходит не только ответственному, но и руководителю отдела.
Робот перевода в архив после решения — автоматически переносит карточку в «Победа» или «Поражение» по факту публикации итогового протокола, чтобы актуальные лоты не терялись среди завершённых.
как использовать историю ставок для решения "участвовать или нет"
Смарт-процесс с историей по лотам полезен не только как учётная система, но и как инструмент принятия решений. Раз в месяц смотрю отчёт по стадии 8 с разбивкой по причинам поражения.
Если по конкретному сегменту (например, определённый тип госзаказчика или площадка) компания стабильно проигрывает по цене с большим отрывом — это сигнал либо пересмотреть ценовую политику для этого сегмента, либо вообще перестать тратить время на подготовку заявок туда, где шансов нет.
Если, наоборот, проигрыши концентрируются на формальных причинах при конкурентной цене — это не про рынок, а про внутренний процесс подготовки документов, и чинится он проще, чем кажется: обычно нужен просто чек-лист обязательных документов, привязанный к стадии «Подготовка заявки».
Отдельно смотрю динамику по времени: сколько дней в среднем проходит от «Оценки» до «Подана заявка». Если этот срок растёт от месяца к месяцу — обычно причина в перегрузке одного и того же сотрудника, который единолично готовит документы по всем лотам, и это тоже видно из отчёта раньше, чем начинают срываться сроки подачи.
интеграция с площадками мониторинга
Ручной мониторинг десятков площадок — не работа для человека, но и полной автоматизации на уровне «тендер сам появился в CRM» пока ждать не стоит для всех случаев.
Часть сервисов мониторинга тендеров имеет открытое API или готовые интеграции, через которые новые релевантные тендеры можно заводить в смарт-процесс автоматически на стадию «Мониторинг» — с базовыми полями (название, площадка, НМЦК, срок подачи) уже заполненными.
Часть площадок таких интеграций не даёт, и туда тендеры заводят вручную по итогам ежедневного просмотра рассылки или личного кабинета на площадке. Здесь я не обещаю клиентам полной автоматизации там, где её физически нет — честнее сразу разделить площадки на "заводится само" и "заводит человек" и не тратить бюджет на попытки автоматизировать то, что площадка технически не отдаёт.
типовые ошибки внедрения
Три ошибки вижу чаще всего, когда компания пытается настроить тендерный учёт своими силами.
Пытаются впихнуть тендеры в обычную воронку сделок вместо отдельного смарт-процесса — в итоге стадии не отражают реальный процесс, и отчёты по причинам поражения собрать невозможно.
Не разделяют роли "участвуем в закупках как заказчик" и "участвуем в тендерах как поставщик" — это разные процессы с разными полями. Если у компании уже настроена автоматизация внутренних закупок, тендерный смарт-процесс всё равно нужен отдельно, а не как продолжение того же процесса.
Заводят поле "причина поражения" как текстовое, а не как список с фиксированными вариантами — через полгода в отчёте оказывается два десятка формулировок одного и того же ("не хватило цены", "дорого", "проиграли по стоимости"), и посчитать реальную статистику по причинам невозможно. Общий разбор механики смарт-процессов — в статье о смарт-процессах в Битрикс24, а как читать воронку по деньгам и срокам — в материале про аналитику продаж и отчёты. Обсудить настройку под ваш тендерный отдел можно на странице услуг.